Microsoft-365-Lizenzen richtig zuschneiden
Warum die meisten KMU zu viel für Microsoft-365-Lizenzen zahlen - und wie Right-Sizing das ohne Funktionsverlust korrigiert.
Jürgen Praschl-Bichler
Inhaber, Praschl-Bichler IT Consulting
Lizenzkosten sind ein stiller Posten. Sie steigen langsam, fallen nie auf einmal auf, und irgendwann zahlt man für Funktionen und Konten, die niemand mehr nutzt. Das ist kein Versäumnis Einzelner, sondern die normale Folge von Wachstum ohne regelmäßige Bestandsaufnahme. Die gute Nachricht: Es lässt sich fast immer korrigieren, ohne dass jemand Funktionen verliert.
Die kurze Antwort vorweg: Die meisten KMU zahlen zu viel für Microsoft 365, weil Lizenzen ausgeschiedener Mitarbeitender weiterlaufen, alle denselben Premium-Plan haben oder teure Monatsabos nie auf Jahresbindung umgestellt wurden. Ein Lizenz-Audit findet diese Posten in wenigen Tagen.
Wo das Geld verschwindet
Drei Muster sehen wir bei österreichischen KMU immer wieder.
Karteileichen. Lizenzen für Mitarbeitende, die längst ausgeschieden sind. Wenn der Offboarding-Prozess die Lizenz nicht aktiv freigibt, läuft sie weiter und wird Monat für Monat verrechnet.
Überlizenzierung. Einheitliche Premium-Pläne für alle, obwohl nur ein Teil der Belegschaft den vollen Funktionsumfang braucht. Der Empfang braucht selten dieselbe Ausstattung wie die Geschäftsführung.
Vergessene Add-ons. Zusatzdienste, die einmal für ein Projekt gebucht und nie wieder abbestellt wurden.
Jedes Muster ist für sich klein. In Summe sind es in der Praxis oft zweistellige Prozentbeträge der gesamten Lizenzkosten.
Ein Beispiel aus einem Audit: Ein Handelsbetrieb mit rund 40 Mitarbeitenden zahlte für 51 Lizenzen. Sieben gehörten ausgeschiedenen Mitarbeitenden, vier Postfächer waren doppelt lizenziert, und die halbe Belegschaft hatte einen Plan, dessen Sicherheitsfunktionen mangels Einrichtung nie aktiv waren. Nach dem Right-Sizing zahlte der Betrieb für 42 Lizenzen in zwei Stufen - gut ein Fünftel weniger, bei erstmals aktivierter Geräteverwaltung. Niemand hat eine Funktion verloren, die er genutzt hätte.
Die Pläne kurz sortiert
Damit Sie mitreden können, hier die grobe Landkarte.
- Business Basic - Web- und Mobile-Apps, Teams, Exchange. Ohne Desktop-Office.
- Business Standard - dazu die installierten Desktop-Apps.
- Business Premium - Standard plus zentrale Sicherheit: Intune, Microsoft Defender, erweiterte Bedingungen für Zugriff. Für die meisten KMU die sinnvolle Basis.
- Enterprise E3 / E5 - für größere oder stärker regulierte Organisationen. E5 enthält die höchste Stufe an Security und Compliance, ist aber pauschal für alle fast nie die wirtschaftlich beste Wahl.
Die Business-Pläne sind bis 300 Nutzer verfügbar, darüber führt der Weg zu Enterprise. Für die typische KMU-Struktur bewährt sich eine Mischung: Premium für alle, die mit sensiblen Daten oder Geräten arbeiten, Standard oder Basic für klar umrissene Rollen.
Monatsabo oder Jahresbindung?
Ein oft übersehener Hebel ist die Abrechnungsart. Monatsabos sind flexibel kündbar, kosten aber je Lizenz üblicherweise rund 20 Prozent mehr als die Jahresbindung. Für die Stammbelegschaft ist die Jahresbindung fast immer die richtige Wahl, für Saisonkräfte oder Projektmitarbeitende kann das Monatsabo sinnvoll sein. Eine bewusste Mischung aus beidem senkt die Kosten, ohne Flexibilität zu opfern - vorausgesetzt, jemand behält die Verlängerungstermine im Blick.
Right-Sizing heißt nicht Sparen um jeden Preis
Es geht nicht darum, alle auf den günstigsten Plan zu zwingen. Es geht darum, jede Rolle mit dem auszustatten, was sie wirklich braucht. Eine Buchhaltung mit Compliance-Anforderungen braucht andere Lizenzen als der Empfang. Wer das sauber zuordnet, spart und bekommt gleichzeitig die passenderen Werkzeuge.
Genau das machen wir unter Lizenz-Optimierung: Bestandsaufnahme, Right-Sizing je Rolle, Umstellung ohne Unterbrechung im Betrieb. Eine erste Einschätzung Ihres Sparpotenzials liefert der Microsoft-365-Lizenzcheck in vier Fragen.
Was ein Lizenz-Audit konkret prüft
Ein Audit ist kein Hexenwerk. Wir sehen uns an: Wie viele Lizenzen sind zugewiesen und wie viele tatsächlich aktiv? Welche Add-ons laufen und werden sie genutzt? Passt der Plan zur Rolle? Gibt es Konten von ausgeschiedenen Mitarbeitenden? Und stimmt der Abrechnungsweg überhaupt noch?
Die Datenbasis dafür liegt schon bei Ihnen: Die Anmelde- und Nutzungsberichte im Microsoft-Adminbereich zeigen, welche Konten in den letzten 30, 60 oder 90 Tagen aktiv waren. Am Ende steht eine klare Liste: Was kann weg, was wird umgestuft, was bleibt - mit dem Betrag daneben. Kein Bauchgefühl, sondern Zahlen.
Wichtig fürs Timing: Bei Jahresbindung wird die Lizenzanzahl zum Verlängerungstermin angepasst. Ein Audit kurz vor der Verlängerung wirkt deshalb sofort, eines kurz danach erst im Folgejahr.
Copilot gehört in dieselbe Planung
Wer Microsoft Copilot einführen will, sollte die Lizenzfrage vorab klären, denn Copilot setzt eine passende Basis und eine eigene, pro Nutzer abgerechnete Zusatzlizenz voraus. Diese beiden Themen getrennt anzugehen, führt oft zu doppelten Kosten. Zusammen geplant, finanziert die Lizenz-Bereinigung nicht selten die ersten Copilot-Lizenzen: Was bei Karteileichen und Überlizenzierung frei wird, fließt in die Rollen, die von KI tatsächlich profitieren.
Warum CSP statt Web-Shop
Über das CSP-Programm (Cloud Solution Provider) läuft die Betreuung über einen festen Ansprechpartner statt über ein anonymes Portal, bei identischen Lizenzpreisen. Anpassungen bei Personalwechsel, Beratung zu neuen Funktionen, die Wahl zwischen Monats- und Jahresbindung je Rolle - das ist im Alltag der eigentliche Unterschied. Sie rufen nicht eine Hotline an, sondern jemanden, der Ihre Umgebung kennt und mitdenkt. Der Wechsel zu einem CSP-Partner läuft ohne Unterbrechung, Daten und Konten bleiben unverändert.
Kurz gefasst
- Die häufigsten Kostenfresser sind Karteileichen, Überlizenzierung und vergessene Add-ons.
- Business Premium ist für viele KMU die richtige Basis, E5 selten für alle.
- Jahresbindung für die Stammbelegschaft, Monatsabo nur wo Flexibilität zählt.
- Ein Lizenz-Audit liefert eine klare Liste statt Bauchgefühl - idealerweise vor dem Verlängerungstermin.
- Lizenz- und Copilot-Planung gehören zusammen.
Ein Lizenz-Audit ist schnell gemacht und zahlt sich fast immer aus. Machen Sie den Microsoft-365-Lizenzcheck, oder wir besprechen Ihr Sparpotenzial direkt in einem Erstgespräch. Unverbindlich und konkret.
Wo steht Ihr Unternehmen bei diesem Thema?
Der kostenlose Check klärt es in vier Fragen. Keine Registrierung, kein Download, Sie bekommen eine konkrete Einschätzung im kurzen Gespräch.